2、防止檔案的損壞
3、延長檔案的壽命
4、維護檔案的安全
不散、不亂、不丟、不壞
1、以防為主，防、治結合
2、加強重點，照顧壹般
3、自力更生，勤儉節約
4、立足原件，保證信息
5、立足長遠，保證當前
1. 檔案裝具所用材料以及對材料的加工，均不能對檔案有損壞；
2. 便於調閱檔案、取拿方便；
3. 適當利用庫房的空間與面積；
4. 經久、耐用、牢固，並符合節約原則；
5. 盡量做到整齊劃壹，合乎規範化要求，靈活配置不同裝具。
（1）檔案秩序管理，存放位置與排列順序；
（2）庫房溫濕度調節與衛生保潔；
（3）檔案出入庫房控制；
（4）檔案理化狀態監測；
（5）庫房保衛。
溫度應在14-24℃之間；相對濕度應在45%-65%之間。控制和調節庫房溫、濕度的方法很多，大致可歸結為兩種類型：
第壹類是對庫房進行嚴格封閉，隔絕庫房內外溫、濕度的相互交流。
第二類方法是分別采用壹系列機械性或自然性的措施對庫房溫濕進行人工調控。
檔案保管工作中常說的“八防”，壹般是指防火、防水、防潮、防黴、防蟲、防光、防塵、防盜。
這“八防”基本上囊括了對檔案實體可能造成損害的所有自然的和人為的因素，是庫房管理工作的重要內容。
定期檢查的內容重點在檔案實體的理化性狀，以發現是否有黴變、蟲蛀等現象和跡象發生；庫房中是否有潛在的隱患等危險因素存在，以及檔案的調出和歸還是否履行了嚴格的手續；實體秩序是否受到破壞、出現了混亂，是否有長期使用未歸還的案卷，等等。