與過去紙質文件的審核方式相比，OA系統通過處理收發文件和享受信息資源，可以節省大量紙張，降低辦公成本。領導可以直接在OA系統上閱讀、審批和修改電子文件，並保留閱讀和修改的痕跡，解決了過去因反復修改草稿文件而浪費大量紙張的問題。而且電子文檔可以在OA系統上同時流轉給多人，縮短了文檔流轉的周期，消除了紙質文檔丟失的可能。
辦公自動化系統的主要特點:
1，各種事務處理自動化
在企業和單位的辦公管理中，會涉及到秘書和行政優先級，辦公自動化的應用可以及時了解行政事務和人事的關系，保證更準確的事務處理。
2.文件處理自動化
在傳統的辦公管理中，每壹份文件都必須經過仔細的分析和解讀，並以紙質的形式不斷修改，這不僅降低了工作效率，增加了員工的工作量，而且還容易出現修改錯誤或文件信息丟失等問題，導致文件中的信息存在漏洞。辦公自動化系統可以自動管理各種文件。
利用計算機網絡技術對檔案進行統壹分類和傳輸，在保留原始檔案的前提下，提出了壹些可行性建議。同時，企業必須嚴格管理辦公自動化系統，要求勞動者通過身份驗證登錄系統，查看所需文件，有效保證企業內部文件的嚴謹性。