GB/T19022-2003《測量管理體系對測量過程和測量設備的要求》第8.2.3條明確規定“測量職能應對測量管理體系審核進行策劃和實施,以確保其持續有效地實施並符合規定的要求。審核結果應報告給組織管理受影響的部分,測量管理體系的審核結果和體系的所有變更應予以記錄。組織應確保立即采取措施消除已發現的不合格及其原因。因此,有必要對測量管理體系進行審核。從企業本身來說,建立計量管理體系不是目的。通過系統全面系統地管理企業的計量工作,確保計量對生產經營、過程監控、產品質量、節能降耗的基本保障作用,是關鍵,計量管理體系運行的效果將直接影響計量基本功能的發揮。
在測量管理體系的實際運行過程中,由於文件規定不明確、程序執行不力、現場管理不到位等各種原因,可能會出現壹些意外情況,影響其運行效果。因此,企業需要定期或不定期地對其運行情況進行監督檢查,評價其是否符合計量工作方針、程序、管理制度及相應法律法規的要求;評價管理者的決策、測量方針和目標、管理規定和顧客合同要求是否得到有效實施和執行;驗證體系是否得到持續有效的實施和維護,發現並解決“執行”和“程序文件”的有效性和符合性問題。同時,通過內審發現工作中的漏洞,為進壹步完善體系提供可靠的依據,從而及早發現問題,及時采取措施,促進管理水平的提高,增強客戶滿意度,滿足監管要求,進行持續改進。由此可見,內部審核是壹種重要的管理工具,可以及時發現問題,采取糾正和預防措施,為持續改進提供信息,使體系持續改進並保持有效運行,因此內部審核是必要的。
鑒於以上情況,筆者認為,已建立計量管理體系的企業應積極開展各種形式的宣傳教育和培訓活動,在計量體系的各個層面落實內部審核的重要性和必要性。特別是各級領導要給予足夠的重視,以便在進行審核時得到必要的支持和資源,保證審核的順利進行。
二,合理選擇內部審計方法
內部審計不同於外部審計。內部審計是企業自我管理和改進的手段。是企業自主開展的以改進和完善制度為目的的自查自糾活動,沒有具體時限。外部審核是顧客或外部認證機構為了取得顧客的信任或獲得體系合格證書而組織實施的審核。目的是評價和認可系統的有效性,通常有很強的時間限制。正是因為目的不同,內部審計和外部審計的側重點也不同(雖然審計方法是壹樣的)。內部審核側重於識別改進的機會,而外部審核側重於判斷管理體系與其所依據的標準和要求之間的符合性。
由於內部審核的主要關註點是持續改進和完善,因此在策劃和實施內部審核時,需要考慮全覆蓋審核,對所有要素和所有涉及的部門進行審核。審核方法可根據實際情況適當可行,常用的方法有滾動式和集中式。所謂滾動審計,是指在不同時期對不同部門的審計,按計劃在規定的時間內(可以是兩三個月甚至更長的時間)對體系覆蓋的所有部門和要素進行滾動審計;集中審計是集中審計人員在短時間內(壹般為壹周左右)組織的審計。具體采用哪種審計方式,要根據單位的具體情況來確定。例如,當企業規模較大,二級單位較多,各分廠或車間因生產任務不同,工作時間不能統壹時,采用滾動審核較為合適;又如:當審計人員因工作繁忙而不便於集中精力時,也可以采用滾動審計。如果企業規模較小,各部門工作時間正常,人員容易調用,采用集中審計比較合適。筆者認為滾動審計不宜耗時過長,應盡可能在較短的時間內完成,以保持審計工作的緊湊性,減少拖延對審計質量的影響。集中審計要周密計劃,時間安排要合理充分,審計工作要有序進行。此外,如果生產經營過程中存在重大質量問題,或者某個管理環節或某個部門經常出現問題,必要時也可以進行專項審核。所謂專項審計,是指對特定主體或對象的審計,具有非常明確的方向,是內部審計的壹種特殊方式。可以根據需要隨時進行,以便進行專門的診斷和改進。無論采用哪種審核方法,內部審核都應制定相應的計劃,計劃應根據計劃進行安排,並涵蓋所有體系要素和涉及的部門。
第三,做好內部審計的前期準備工作
為確保測量管理體系內部審核能夠有序、高質量地進行,應對審核的計劃和組織進行周密的策劃和準備。相關部門或主管人員應根據本單位年度體系運行情況和相關信息確定審核重點,並在此基礎上制定相應的審核計劃,計劃中應明確本次審核的目的、時間、依據、範圍和具體審核內容。計劃批準實施前,應提前壹周左右通知被審核部門,協調計劃實施的可行性和可能出現的問題。審核計劃確定後,應根據計劃並在保證獨立性和公正性的基礎上,選擇合適的審核員組成審核組,同時任命審核組長;審核組長應根據審核範圍和審核員的專業和經驗分配任務。
在準備審核時,要註意審核檢查表的編制。雖然審計檢查表不是必須的,但對於審計人員(尤其是壹些新審計人員或經驗不多的審計人員)的工作來說,仍然是必須的,因為擁有壹個目的明確、內容具體、組織清晰的檢查表,有助於審計人員保持審計目標清晰明確、審計內容透徹完整、審計節奏和連續性、審計方向。正確編制和合理使用審計檢查表,有助於審計人員在審計過程中思路清晰、條理分明,能有效保證審計質量。因此,作者建議審核員在進行審核時,應編制並使用審核檢查表。審核員應根據自身的任務和被審核部門的基本情況和工作特點編制檢查表。檢查表的內容要具體,包括檢查的要點、方法、對象和抽樣方法。需要註意的是,檢查表的使用不應該是機械的,因為在實際的審核過程中,可能會出現壹些意想不到的情況。這時候就不應該局限在核對表的框架內,而應該采取更恰當有效的方法來應對。因此,在按照檢查表進行檢查的同時,要註意靈活應用檢查表,以達到審計的目的。
第四,充分運用審計技巧,提高現場審計質量
現場審計是審計的關鍵環節,最終的審計結論是以現場審計的結果為基礎的,所以審計的質量主要取決於現場審計活動的有效開展。現場審核過程包括:選擇樣本或信息來源,通過適當的抽樣、現場測試和驗證收集客觀證據,對照審核準則審查客觀證據,確定審核意見和結論。為了使現場審核在和諧的氣氛中順利進行,減少被審核方的阻力,得到他們的積極配合,從而保證能夠得到所需的樣品,看到真實的情況,審核員應掌握並熟練運用壹些審核技巧,包括:提問與查看相結合,封閉式提問(如妳確定了多少個關鍵測量過程?)和開放式問題(例如,您如何管理日常使用的測量設備?)組合;選擇合適的對象提問,註意容易被遺忘的角落,不要長篇大論,多問,多聽,多讀等。重要的是以平和的心態與被審核方交談,關註重點,同時不要忽略細節,牢記以“客觀證據”為基礎的審核原則,認真實施現場審核。
現場審核的重點是獲取隨機樣本和收集客觀證據。抽樣的時候要註意幾個要求:第壹,樣本壹定要有代表性,因為審計是壹個抽樣的過程。如果現場抽取的樣本不具有代表性,審核結果可能不真實,因此樣本必須具有代表性,這就要求首先識別關鍵過程並評估主要因素,並從標準出發,明確檢查什麽和如何檢查,充分分析過程(如主要功能、主要控制點、主要工作內容、典型問題、主要負責人員等)。)並選擇有代表性的樣本。第二,要隨機抽樣。如果不是隨機抽樣,樣本可能具有壹定的傾向性,難以排除人為因素,無法保證審計結果的客觀性和真實性。再者,樣本必須是客觀的,審核過程中獲得的樣本應是通過觀察、測量或測試獲得的與產品和服務質量或某壹體系要素的存在和實施有關的定性或定量信息、記錄或事實陳述,應是真實的客觀事實。還要註意樣本批量的大小應與預定的計劃相適應,因為樣本量太小,審計結果的風險就很大;樣本量太大,會影響審核進度。因此,應根據被審核部門的規模、復雜程度、體系覆蓋面、審核目的、重點和時限,選擇合適的樣本。
在審核過程中,審核員必須認真對待每壹種可能出現的不合格情況,並找到充分的客觀證據來支持和確認審核中發現的問題。不能靠臆測和想當然就輕易下結論,也不能只看問題的表象而忽視其本質,因為這樣不能從根本上解決問題,影響改善效果。筆者在組織我單位內部審計的過程中,對此深有體會,因為我們的壹些審計人員閱歷少,經驗不足,在判斷壹些問題時往往只看表象,導致整改不徹底,問題無法根除,經常發生。比如我們有些審核員在現場看到有的測量設備沒有檢定證書,就直接判斷為證書管理不當。其實追溯到驗證部門或者管理部門確認是只是證書丟失還是沒有驗證來源更合適,因為兩種情況性質不同,整改的要求和采取的措施也不同。
實施現場審核時,還應認真做好審核記錄。因為審核記錄是編制不符合報告和審核報告的依據,也是備忘錄和驗證的依據,是查閱和追溯的參考,所以內容要詳細具體,要有記錄時間、受審部門、受審站、主持人、取樣情況、樣品名稱、樣品編號、項目描述等信息。如果記錄的信息不完整,會影響後續的不符合性判定、相關報告的出具等工作。再比如,同壹作者所在公司的壹位審核員在壹次審核中發現某車間的幾個量具沒有檢定證書,但他沒有在審核記錄中記錄當時發現問題的工位或量具的編號,使得他的審核發現沒有有效結果,不僅浪費了審核資源,還使得問題繼續被隱藏,對審核效果造成了不良影響。
五、重視審計的後續活動
內部審核的基本目的是評價體系是否需要采取改進措施。內部審核是體系質量改進活動的重要和正常的信息來源、基礎和推動力。每次審計後都要進行改進以取得成效,這是衡量內部審計實際效果的基本標誌之壹。內部審核的跟蹤工作包括被審核部門對內部審核發現問題的糾正措施的實施情況,以及審核員對其實施情況的跟蹤審核和驗證。這兩項工作的落實直接關系到內部審計工作的成效,是完善計量體系的重要環節,也是提高管理水平的有效途徑。我們必須把內審過程和內審後的整改放在同等重要的位置,充分發揮內審工作的全部效能,不斷完善計量管理體系。
為了保證內部審計後續活動有序有效地進行,必須做好各項相關工作。首先,審核員應以法律法規、標準和企業體系文件為依據,根據收集到的客觀證據,對審核發現進行認真驗證,做好問題識別和不符合確認工作。對確定和確認的不符合項,應按規定程序及時出具不符合項報告,對壹些不能確定為不符合項的問題,應列為觀察項,並以書面形式通知被審核部門,提出改進要求和時限。隨後,被審核部門應認真分析審核中發現的不符合項和觀察結果的原因,制定並實施可行的糾正措施,同時根據問題采取必要的預防措施;如果審核部門要求,審核員可以為其整改工作提供協助。最後,審核員應驗證各種糾正措施的實施效果。如果條件允許,應進行現場檢查和數據驗證,不應僅通過被審核部門的口頭陳述來確認糾正措施的實施。對於不能按時完成或改進效果達不到預期效果的改進項目,要責成相關部門再次進行整改,並有相應的處罰和考核制度,以督促改進,保證制度的有效完善。