[關鍵詞]地勘單位；人事檔案；管理；問題；求解；方法；數據庫
人事檔案是社會公共信息非常重要的組成部分，是伴隨每個人生活、與個人關系最密切的檔案，是我國人事管理制度的重要特征。人事檔案不僅是個人身份、學歷、資歷等的證明。，還與個人工資、社會勞動保障、組織關系等緊密相連，具有法律效力，是記錄人生軌跡的重要依據。目前出境、計算工齡、工作調動、考研、考公務員、轉正定級、申請職稱、辦理各項社會保險、升學等都需要人事檔案。沒有人事檔案，不僅上述事項辦不了，連基本的個人經歷都難以證明。按照國家政策，沒有檔案最直接的影響就是不能辦理退休，不能領養老金。因為退休年齡不是由戶口本或者身份證決定的，而是由個人檔案記載的出生年齡決定的，所以大家壹定要妥善保護好自己的個人檔案。作為壹名檔案工作者，我們應該更加兢兢業業，對自己的職業和他人負責，做好檔案管理工作。
我結合近幾年從事檔案管理的經驗，談談我對地勘單位人事檔案管理的看法。
壹、人事檔案管理中存在的問題
地勘單位作為壹個專業技術單位，在生產上不同於其他單位，具有特殊性。在檔案管理方面，既有與其他單位相同的特點，也有自身的性格問題。
(壹)檔案管理不夠嚴格
因為地勘單位比較分散，有些單位不在壹個城市，人事檔案的管理也比較分散。職稱核定、工資晉升，不僅增加了檔案人員的工作量，而且要頻繁往返於單位所在地和職稱工資核定地兩個城市之間，也容易造成工作上的疏漏。另外，有條件的單位可以建立獨立的檔案室，檔案管理人員可以在檔案室整理、查閱檔案；如果條件不允許，很難保證檔案的保密性。特別是壹些基層單位沒有制定嚴格規範的檔案借閱程序，容易在檔案管理上出現紕漏。受相對封閉的地勘行業和歷史因素的影響，有的員工是行業內“聯姻”，有的壹家三口或父子在同壹單位工作，有的祖孫三代都是地勘員工。“裙帶關系”非常嚴重，這使得檔案管理人員很容易保留自己的檔案或直系親屬的檔案，也很容易讓個人利用手中的權力修改、擦除檔案。根據《幹部檔案工作條例》，“任何個人不得查閱、借閱本人及其直系親屬的檔案，嚴禁塗改、劃入、摘抄、更換檔案材料。”
(二)檔案的作用不大。
人事檔案詳細記錄了壹個人的思想素質、業務水平、個人能力等綜合信息，是選拔優秀人才的第壹手資料。如果檔案工作者不能充分利用人事檔案中的有效信息來發現和培養人才，優秀的人才就不能被及時發現和使用，這不僅是人才的浪費，也是單位的損失。目前，大多數地勘單位的檔案人員通常不是本崗位專業的，或者沒有接受過專門的在職培訓。他們對檔案管理了解不夠，不知道如何利用檔案中的有效信息對人才培養和發展做出有針對性的規劃，缺乏思考和研究檔案管理的主動性。基本上檔案歸檔後，直接將檔案放入檔案櫃，需要查找資料時，再進行查找。通常不進行整理和研究，僅限於壹種簡單的檔案保管行為，檔案的作用並不大。
(C)沒有建立人事檔案管理系統的數據庫。
簡單的檔案管理方式早已不適應現代檔案管理的需要，更不適合對專業技術人員需求量很大的地勘單位。建立人事檔案管理系統數據庫已成為現代檔案管理的壹部分，也是未來檔案管理的發展趨勢。未建立檔案管理系統數據庫是地勘單位人事檔案管理中普遍存在的問題。總的來說，目前還處於檔案處理向信息管理系統的過渡階段，缺乏對人事檔案的科學管理，既浪費時間，又增加了檔案管理人員的工作量。建立適合地勘單位發展特點的人事檔案管理系統數據庫，是每個地勘檔案管理人員需要思考和解決的問題。
第二，解決方案
為了預防和減少上述現象的發生，筆者認為地勘單位人事檔案管理人員應從以下幾個方面做好檔案管理工作。
(壹)精心細化，強化監管。
首先，各單位黨政領導和負責檔案管理人員的人事檔案應由上壹級人事管理部門管理，本單位其他人事檔案應由人事部門管理。其次，人事檔案管理部門要對人事檔案中的所有重要信息進行備份。作為檔案管理人員，壹些重要的人事信息，尤其是給單位帶來經濟效益的技術人員的檔案信息，要備份保存為電子文檔。既防止了人們篡改檔案，又為經常查閱和使用的檔案提供了方便。第三，加強合同工人事檔案的管理。2003年以來，隨著國家煤炭形勢的好轉和國際國內市場的拓展，地勘隊伍對專業技術人員的需求不斷增加，對臨時工和中長期合同工的需求也呈直線上升趨勢，尤其是中長期合同工。往往經過壹段時間的培養和鍛煉，這些合同工已經發展成為能生產、懂業務的技術工人，可以作為成熟工人使用。但是施工期壹結束，大部分地勘單位都會和工人解除勞動合同關系。當地方勘察單位再次需要這類技術工人時，不僅需要花費相當多的時間和精力進行再培訓，還會影響施工進程。因此，要為有勞動合同的技術工人建立檔案，做好信息儲備，通過制定相應的優惠政策，為地勘隊伍儲備壹部分成熟的有勞動合同的工人。當地方地勘隊需要這些工人時，他們可以立即上崗，這對地勘單位和合同工都是壹種約束和保障。
(二)利用檔案信息優勢，制定人才培養計劃。
通過人事檔案，我們可以知道壹個人的長處和優勢。地勘單位檔案管理人員要讓人事檔案中的有效信息得到利用，把專業技術人才作為人才培養和人才開發的戰略重點，更好地為地勘單位培養和開發人才。首先對專業技術人員和管理人員進行細化分類。要根據分類的特點和需要，有針對性地制定人才培養和發展規劃。使不同類型、不同崗位的人才都能學習和掌握最新的崗位知識，提高專業水平。其次，通過業務培訓，激發各類人才的工作潛能，增強他們對自己工作的認知和認同。通過開展人才培訓，提高工作效率，最大限度地發揮人才的效率，使人盡其才。特別是蓬勃發展的地勘單位，對專業技術人才的需求越來越大。根據檔案信息對專業技術人員進行評價，制定人才培養與發展規劃，不僅為地勘單位的發展培養和儲備人才，也體現了人事檔案管理的有效性。
(三)建立人事檔案管理系統數據庫
人事檔案是個人身份、學歷、資歷等的證明。如果將人事檔案中的信息內置到壹個管理系統數據庫中，那麽每次查找人事檔案信息，都可以通過電腦中的人事檔案管理系統數據庫來完成。不僅為檔案管理人員節省了大量的工作時間，也為人才培養和發展規劃提供了便利。特別是對專業技術人員要求較高的地勘單位，應建立完整、詳細的人事檔案管理系統數據庫。無論什麽時候，需要什麽樣的人員，都可以通過檔案管理系統快速準確地找到第壹手資料，為地勘單位的人才培養和發展儲備信息。建立數據庫系統是壹項長期的工作，要經歷壹個由低到高、由個體到群體的循序漸進的過程，並且與各單位的具體情況有壹定的關系。比如領導重視，是否有統壹認識，電腦技術人員和檔案人員要相互配合。在建立數據庫時，他們要面向應用，突出重點，建立“活數據庫”，通過網絡連接形成開放的分步數據庫群，從而大大提高自動化系統的效率。
參考資料:
【1】鄧紹興。完善幹部人事檔案管理制度芻議。檔案與建設，2008(1)。
[2]魏·。關於人事檔案歸屬的思考。檔案學通報，2008(1)。
[3]王·。人事檔案丟失的法律思考。蘭臺世界，2007(19)。
作者簡介:劉瑞欣(1980-)，女，黑龍江省湯原縣人，黑龍江省煤田地質局組織部，助理館員。