中國檔案管理的規範化和現代化壹直是檔案管理追求的目標上世紀末以來計算機信息技術的飛速發展是中國檔案管理規範化的契機。目前，中國的檔案管理與中國現代化的發展不相適應。本文在分析現狀的基礎上，提出了我國檔案管理規範化的有效措施和手段，希望能為我國檔案管理規範化提供壹些幫助。
關鍵詞:檔案管理；現狀；對策；想
改革開放以來，我國人事檔案管理發生了許多變化，人們對檔案管理的認識也發生了壹些根本性的變化。《檔案法》的頒布實施，不僅為檔案管理提供了法律保障，也對檔案管理提出了新的要求。
壹，人事檔案管理理念的不適應性
1，缺乏對人事檔案的知情權。近年來，人事檔案不透明、知情權不落實導致的問題越來越多。有的在當事人人事檔案中記錄不實之詞，甚至塞入缺乏事實依據的材料，給當事人造成傷害；有些人因為長時間看不懂而丟失了個人檔案。因此，因人事檔案丟失而引發的糾紛和訴訟頻繁出現。
2.保留人事檔案權利的限制。根據國家規定，目前我國只有機關、事業單位和國有企業有權保留人事檔案。隨著我國經濟建設的發展，外資企業、民營企業等經濟成分在經濟發展中所占的比重越來越大。這些單位根據國家規定無權保存人事檔案，只能將檔案存放在人才交流中心，並支付壹定的管理費。這種做法，由於用人單位和人才交流中心之間沒有行政約束，無法有效管理人事檔案。
二，人事檔案管理方法的不適應性
1，“檔案跟人走”的傳統管理方式受到挑戰。改革開放以來，特別是隨著市場經濟體制的逐步推進，人員流動現象日益增多，人事檔案分離現象越來越普遍。雖然《幹部檔案工作條例》和《企業職工檔案工作條例》對流動人員的人事檔案作了規定，但實踐中管理部門與流動人員的權益矛盾日益顯現。壹些單位為了防止人才流失，把檔案當關卡，造成了“棄檔”現象越來越嚴重，淡化人事檔案的呼聲越來越高。
2.傳統的手工管理制約了人事檔案的質量和效率。多年來，人事檔案采用傳統的十大分類體系，壹份材料屬於哪壹類往往存在很多主觀因素。近年來，雖然使用計算機進行輔助管理，但僅用於目錄錄入，沒有帶來管理方式的質的飛躍，造成人事檔案管理效率低下。
第三，人事檔案管理制度不適應
1，人事檔案收集力度不夠，材料質量差的現象普遍存在。首先，收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格。少數檔案管理部門只是照搬中組部下發的《幹部人事檔案收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則，內容也不具體全面。即使建立了制度，仍然不同程度地存在執行不嚴的現象。備案工作被動，不及時。其次，收集和歸檔的材料不全面、不準確。特別是移交給人才交流代管的人事檔案、員工考核材料、人事鑒定材料和反映個人能力水平的材料，不能及時歸集到個人檔案中。
2.缺乏有效的檢查和監督機制。很多單位的人事檔案長期處於無序和被忽視的狀態，無法發揮應有的作用。由於沒有定期檢查，水檔案管理有時間鉆，增加了新材料的連續性，造成斷裂現象；部分人事檔案丟失；壹些單位利用人事調動、單位合並等時機，將未整理的人事檔案上交，推卸責任。
3.材料的真實性受到質疑。壹些個人或單位出於某種考慮或為了規避某種風險，故意更改材料或隱瞞事實，使得人事檔案中的信息虛假或不完整，可信度大打折扣。這必然會讓用人單位處於被動狀態，尤其是現在用人的時候，先進去了再轉檔案都來不及。
四、改變檔案管理現狀的壹些對策
1，要有現代化的概念。計算機和信息技術的飛速發展已經並正在對檔案管理產生劃時代的影響。隨著機關事業單位辦公自動化進程的加快，形成了大量的音頻、視頻、照片等機讀檔案等新型電子文件，並納入檔案管理。解決壹個觀念問題，我們的檔案現代化不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡化管理，而是借助現代信息技術，引入先進的管理理念，改革檔案管理中壹些不適應的做法。盡快樹立現代化觀念，是每個檔案工作者迫切的必修課，是檔案管理現代化的第壹步。
2.必須有適應時代發展的內部管理。對於各級檔案部門來說，采用科學的管理方法為檔案管理的現代化奠定基礎是非常必要的。
3.改革人事檔案管理模式。市場經濟的建立產生了多種形式的經濟組織，有利於人才的吸收和流動，人事管理成為社會化管理。傳統模式在過去的人事管理中發揮了重要作用，在今天仍然有壹定的適用範圍，但不應該是唯壹的模式。對於那些不值得保密的企事業單位職工、教師、流動人員的檔案，可以逐步實行社會化、開放式管理。
4、要有先進的設備和技術。目前，大多數檔案館(室)，特別是基層檔案館(室)不可能引進先進設備。因此，我們壹方面要抓住機會爭取有關部門的支持，努力改變我們的設備條件，為現代化打下基礎，同時也要抓住機會培養人才，使現有的設備盡可能地與我們自己的館藏相結合，發揮檔案管理和提供的作用。這方面的首要任務是充分利用現有設備，使其充分發揮作用，總結經驗，培養人才。二是在整理編目等基礎工作的標準化方面多下功夫，為進壹步引進設備創造條件。第三，電子文件歸檔要有高的起點和堅實的立足點。在規劃電子文件的歸檔時，要從本單位的實際情況出發。儲存條件、復印和裝訂的現代化需要新的知識和新的技術手段。現有的檔案人員不能滿足工作需要，應通過組織培訓和業務學習，盡快掌握信息管理自動化的基本知識和技能。總之，現代化設備的購買和采用必須建立在相關人才的轉移和培養的基礎上，因為沒有懂技術的相關人才，設備就無法充分發揮作用。另外，設備的購置和引進壹定要考慮到本單位的實際情況，著眼於基礎工作，只有基礎工作先行，現代化設備才能真正發揮作用。
參考資料:
【1】陳慈竹。論檔案管理的現代化。中國科技信息，2004，(16)。
[2]劉·。高校檔案管理現代化。邵陽學院學報，2006，6)。
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信息技術對檔案管理的影響
壹.電子文件的定義和特征概述
所謂電子檔案，是指人們在社會活動中形成的，以計算機磁盤、磁盤、光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文件、電子信函、電子報告、電子圖紙等。與紙質文檔相比，電子文檔具有以下特點:1電子文檔不再是直觀的紙質文檔，而是可以借助現代化的辦公設備進行閱讀和使用。？電子文件可以通過計算機等現代辦公設備直接處理和傳輸；？3可以享受電子文檔的使用，不再受時間和距離的影響；？4電子文件的保存條件和環境要求與紙質文件不同，紙質文件對保存場所的面積要求較低，但對溫度、濕度、防磁等環境條件要求較高。
二，電子文件對檔案業務管理的影響
1?傳統的檔案工作以紙質文件為工作對象，但計算機應用後，電子文件取代了以前的書面材料。由繪圖員直接寫在磁盤上，在磁盤上修改。壹旦形成，立即存儲在辦公信息數據中，供檔案員和技術人員享用。這使得文件和檔案之間不再有明確的界限。經過長期的實踐，紙質檔案的管理已經總結出壹套工作流程、方法和原則，如文件的歸檔制度。文件的立卷歸檔是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點。文件形成後，由文書部門收集整理歸檔，移交檔案部門管理，壹般每年歸檔壹次。電子文件隨時生成，隨時更改，存儲在計算機磁盤或光盤中。所以對電腦有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔的範圍不應僅僅是已經處理過並具有保存價值的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統。
2?由於電子文件的信息與載體之間的可分性，檔案實體的分類可能被概念分類所代替，因為實體分類的結果只能反映壹種屬性關系，這種單線排列是人工管理檔案的需要。但是，在當今電子文件的環境下，文件的形式特征和內容特征發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行快速、有效、多角度的整理，不再需要像紙質文件那樣進行分類整理。不同的用戶可以根據不同的需求，利用辦公自動化系統對電子文檔進行自由組合和分類。
3?由於電子文件的保存價值取決於其本身的價值和可讀性，其鑒定方法、內容和標準都會發生變化，檔案價值原有的理論分析範圍也會擴大。需要分析電子文檔的閱讀軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件的保管期限應根據其憑證價值和參考價值來確定。壹方面，電子文檔由於制作方便，會產生比以前更多的文檔；另壹方面，由於用戶的需要，信息和數據在不斷修改和補充，因此很難定義壹個固定的保存期限。而且目前電子文件的憑證價值也沒有法律保障。因此，其鑒別和管理方法尚無定論。此外，由於電子文件信息載體的特殊性，其存儲方式、要求、檢索和對外利用也不同於紙質文件。
第三，電子文件對檔案學理論的影響
1?對檔案本質屬性的影響
原始記錄是檔案的本質屬性。這種原始記錄壹方面體現在檔案的內容上，另壹方面體現在檔案的形式上，比如當事人的手抄本，領導的親筆簽名，這些都體現了真正的獨創性。檔案區別於圖書、情報、資料等信息的是檔案的原始記錄，具有法律文件的作用。在辦公自動化系統中，電子文件全部在計算機上起草、修改和打印，便於修改和復制，使最能反映檔案原始記錄的內容和形式特征不復存在。電子文檔是計算機字處理系統中的最後壹個文本。草稿和印稿沒有區別，原件和復印件也沒有區別。甚至很難在文件和檔案之間劃出壹條人為的界限。人們可以隨時在機器上輕松復制電子文檔，這樣文檔就是文件的前身，文件的概念由文件有條件地轉化而來變得難以理解。如何確定電子文件的原始記錄和憑證的作用？電子文檔可以當文件用嗎？是否具有法律文書的功能等。，已成為檔案界的壹系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案新內涵的客觀需要。
2?對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面:從外部看，它尊重整個宗族，從內部看，它尊重原始秩序。目前，隨著大量電子文件的產生，後者越來越受到重視。傳統觀點認為，基於來源原則的文件檢索系統必須基於文件創建者或信息提供者及其文件的組織。只有根據其來源，從創辦人的法律責任和行政管理的角度，才能正確地整理和理解檔案。然而，在形成過程中，電子文件不再與現有的機關、團體和機構嚴格對應，人們可以根據需要隨時復制、修改和重組文件信息，擾亂或破壞文件的原始順序。因此，要確定檔案的來源，不能只找壹個恰當的定義，或者只要求完整地保護整個宗族和檔案系列，並按照原始順序進行整理等。，但必須正確解釋檔案的原始關系，了解記錄組在整個生命周期中的變化，並隨著客觀現實的變化豐富和發展來源原則。
3?對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象決定的。過去，檔案學的理論研究主要集中在紙質檔案上。電子文件出現後，檔案工作的對象發生了變化，理論研究的對象自然也發生了變化。將重新審視原有的壹些結論和模型，更新和補充原有的管理思想和原則，豐富和完善原有的檔案學學科體系。所有這些研究課題都要圍繞電子文檔展開。如電子文件的分揀技術、信息安全保護技術、計算機病毒防範技術等。，將成為檔案學理論研究的本質內容。
四、檔案館應采取的對策。
1?做好電子文件歸檔的技術處理，實施電子文件管理策略。新文件材料的歸檔工作勢在必行，這就需要檔案工作者深入當前的文件工作領域，指導大量電子文件的接收、處置乃至保管，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重組的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將歸檔的電子文件改為“只讀”文件，即只能讀不能寫的文件，以識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使其發揮與紙質文件相同的社會作用。
2?解決電子文件的保存問題。理論上，以化學磁性材料為載體的電子文件可以長期保存，因為它的信息讀取是非接觸式的，不存在磨損。電子文檔介質層上記錄的信息被密封在塑料保護層中，不怕外界磁場的影響，不會被空氣中的灰塵、濕氣、有害氣體直接侵害。但是，由於電子文件形成的時間較短，缺乏實際存儲的驗證，電子文件中原始信息的長期保存是檔案工作者需要進壹步研究和探討的重要課題。目前保存時間較長的電子文件需要定期拷貝，防止信息丟失。
3?使檔案管理向立體化方向發展。過去，文件管理處於線性狀態。隨著人們對使用服務的重視，使用服務和其他基礎工作形成了壹個平面。這個平面結構只是反映了紙質檔案的情況。隨著電子檔案的介入，檔案的種類越來越多，其基礎工作和利用工作也有了自己的個性。因此，在原有平面結構的基礎上，增加了檔案信息載體內容，形成三維空間和三維管理結構。
4?迫切需要改變檔案工作者的知識結構。為了適應信息技術和檔案事業的發展，我國檔案工作者必須采取積極措施更新知識，引進、消化和適應信息技術的成果，使檔案工作者擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案工作者知識結構的轉變，多途徑、多層次地培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命的最根本對策。